Plannen is superhandig. Het werkt echt heel goed! Elke maandagmiddag heb ik een gepland blok in mijn agenda voor het schrijven van mijn column. Dit werkt fantastisch voor mij. Het is nu dinsdagochtend.
Vanmorgen tijdens de bootcamp training hadden we een gesprek over plannen in combinatie met chaotisch zijn. Veel mensen vinden plannen een lastige taak. Overzicht hebben, het inschatten van de taken en de tijd die nodig is, het organiseren, een schema maken, etc. Er komt veel bij kijken.
Ik krijg vaak de vraag hoe ik zoveel tegelijk kan en het allemaal doe. Het zit hem vooral in het laatste woord. Ik doe. Ik blijf niet te lang dromen, hopen en twijfelen. Wanneer ik iets bedenk ga ik het direct doen. Ik maak vaak een plannetje (op papier), maar in mijn hoofd lijkt het alsof honderden extra creatieve verbindingen bij elkaar komen die ervoor zorgen dat ik alles ga doen wat nodig is, ook wat nog niet in het plan staat. Ik denk na elke taak: ‘Wat kan ik nu doen om dichter bij het eindresultaat te komen?’ En zo vink ik heerlijk mijn lijst en de extra’s af. Het liefst met kleurtjes.
Wat plannen lastig maakt is het inschatten wat je allemaal mag doen (of delegeren) om de taak te volbrengen en hoeveel tijd er nodig is. Wanneer je enigszins ervaring hebt met de opdracht is het handig om vooral terug te kijken naar eerdere situaties. Hoe had je het de vorige keer gepland? Wat ging er goed en wat wil je nu anders doen? Als het een nieuwe opdracht is zou ik zo ruim mogelijk plannen. Alhoewel, niet zo ruim waardoor je alles blijft uitstellen, maar ruim genoeg om een mooi eindresultaat neer te zetten.
Met tijdsblokken werken kan heel handig zijn. Toevallig kwam het gisteren bij mij niet helemaal lekker uit. Meestal wel hoor.
Herken je dat er vaak onverwachte taken tussendoor komen op het werk? Je hele agenda zit vol en wekelijks, misschien dagelijks komt er een onverwachte klus bij. Als er wekelijks of zelfs dagelijks onverwachte klussen bijkomen, is het niet onverwacht toch? Hoeveel uren ben je wekelijks met deze opdrachten bezig? Dan plan je toch bijvoorbeeld dagelijks een uur in je agenda voor deze onverwachte taken. Dikke tip! En jij blij als je een keer geen ‘verwachte-onverwachte’ taak hebt.
Ik kan mij een filmpje herinneren waarin de spreker vroeg: “Wie heeft er elke dag een TE volle to-do lijst?” Vervolgens stelde hij wat vragen en kwam al snel tot de conclusie dat de meeste mensen nieuwe taken ook gewoon op de TE volle to-do-lijst plaatsen. Hij zei: “Er moet ook een stop-doing list naast de to-do list. Elke keer als je een nieuwe taak krijgt, schuif je een minder belangrijke taak naar je stop-doing lijst”.
Kortom, maak een plan gebaseerd op eerdere ervaringen, als er een nieuwe taak bij komt mag er een andere taak van de lijst en ga vooral doen.
Esther de Boer.
